Al momento en que una empresa se plantea poner en marcha diversos sistemas de administración —calidad, sostenibilidad ambiental o seguridad en el trabajo—, el punto de partida para asegurar que todo salga bien es definir el alcance de un sistema de gestión integrado.
Entender esto a la perfección garantiza que se sigan directrices como las ISO, también hace más fáciles las revisiones, optimiza el rendimiento del negocio y enfoca a todo el mundo en las metas del sistema de gestión integrado. Dicho de otro modo, no tener claro el alcance puede suponer perder tiempo, dinero e incluso la validación.
Esta tarea demanda reflexión, buen juicio y una perspectiva de futuro. Con la Maestría en Sistemas Integrados de Gestión se aprende a fijar con exactitud qué elementos serán objeto de gestión, siguiendo las regulaciones que requieren áreas específicas de la compañía.
¿Qué se debe considerar para establecer el alcance del sistema de gestión? Te explicamos a continuación.
¿Qué importancia tiene el alcance en un sistema de gestión integrado?
Un sistema de calidad con alcance es efectivo. Un fallo habitual es creer que se esta acción solo resume procesos o áreas, pero su función es más extensa, detalla qué se administrará y de qué manera.
Si el alcance de un sistema de gestión unificado no está bien delimitado, existe el peligro de aplicar controles poco adecuados, dejar fuera procesos vitales o no cumplir alguna norma ISO, lo que repercutiría en los fines.
Por ejemplo, en sectores estrictos como el farmacéutico o el alimentario, definir mal la cobertura puede acarrear graves problemas legales. Además, este escrito dirige todo el curso de implementación, monitoreo, auditoría y mejora continua. Es, por tanto, la base sobre la cual se construyen políticas, procedimientos y herramientas de gestión de calidad.
Tipos de alcance de los sistemas integrados de gestión
Para comprender el tema, es fundamental diferenciar los diversos tipos de alcance existentes. Si bien están interconectados, cada uno persigue un objetivo particular:
Alcance de la norma
Se refiere a las condiciones y límites que establece la normativa ISO, como la ISO 9001 para calidad, la ISO 14001 para gestión ambiental o la ISO 45001 para seguridad y salud en el trabajo. Cada una tiene lineamientos sobre qué debe incluirse o considerarse fuera del alcance.
Alcance del sistema de gestión
Este es el que determina la organización. Define qué procesos, servicios, productos y ubicaciones forman parte del sistema. Es el más importante y el que se debe redactar al detalle. Este alcance de un sistema de gestión integrado debe estar alineado con la estrategia organizacional.
Alcance de la auditoría de certificación
Finalmente, el alcance de la auditoría del sistema de gestión integrado menciona los aspectos que serán verificados por los auditores externos para otorgar una certificación. Suele estar limitado a lo que la empresa haya incluido en el alcance del sistema.
Elementos principales para establecer el alcance del sistema integrado de gestión
Cada empresa tiene sus propios desafíos, leyes que cumplir, operaciones internas e instituciones a las que debe rendir cuentas. Por ende, para fijar un alcance que sirva, deben considerarse ciertos elementos:
Análisis del contexto de la empresa
¿En qué sector opera la organización? ¿Qué riesgos y oportunidades enfrenta? El análisis del entorno interno y externo permite ajustar los objetivos del sistema integrado de gestión a la realidad del negocio.
Identificación de partes interesadas
Es importante conocer a todos los actores involucrados: clientes, proveedores, empleados, autoridades regulatorias. Sus expectativas e intereses deben tomarse en cuenta en la formulación del alcance.
Conocimiento de los productos, servicios y procesos
¿Cuáles son los productos o servicios principales? ¿Qué procesos los sustentan? Esta información será la guía para delimitar correctamente los puntos críticos del sistema, evitando omisiones.
Contexto geográfico y unidades operativas
Si la empresa opera en diferentes ciudades o países, hay que aclarar si el sistema aplicará a todas las sedes o solo a algunas. Esto evita confusiones en auditorías o revisiones internas.
Evaluación de requisitos legales y normativas
El cumplimiento de regulaciones es básico en todos los sistemas de gestión. Por eso, es esencial apreciar las leyes locales, tratados internacionales, normas específicas de la industria, etc. Este punto no debe omitirse en la gestión de calidad y tampoco en la salud ocupacional.
¿Cuáles son las ventajas de medir el alcance de un sistema integrado de gestión?
El análisis apropiado del alcance de un sistema de gestión de calidad beneficia a la empresa en diferentes ámbitos:
- Al dirigir la atención a los procesos críticos, se previenen dispendios superfluos.
- Los trabajadores comprenden qué procedimientos se apegan a qué reglamentos.
- Facilita la conformidad con las regulaciones del medio ambiente, calidad y seguridad laboral.
- Contribuye a detectar áreas de optimización de manera más exacta.
- Los procesos de evaluación y certificación son más eficientes.
Ejemplos prácticos de un alcance eficaz de un sistema integrado de gestión
Veamos ahora un excelente ejemplo de alcance de sistema integrado de gestión que explica su estructura:
Empresa textil con enfoque ambiental y de calidad.
“Diseño, fabricación y comercialización de prendas textiles en las plantas de producción ubicadas en Ciudad de Guatemala y Quetzaltenango, bajo los requisitos de las normas ISO 9001:2015 y 14001:2015. Se excluyen procesos de distribución y puntos de venta.”
Este alcance muestra qué procesos están incluidos, qué normas se aplican y qué se excluye.
Establecer el alcance de un sistema de gestión integrado aclara el desarrollo de la compañía. Por esta razón, delimitarlo con exactitud asegura la uniformidad, el acatamiento normativo y una administración más eficaz de los riesgos.
Ya seas un profesional consolidado o alguien que aspira a serlo, dominar este proceso es fundamental para encarar proyectos de calidad con total confianza.
Referencias:
- Universidad Tecnológica de Pereira. (s. f.). Alcance de un sistema integrado de gestión. https://media2.utp.edu.co/oficinas/29/enis-paola-Alcance-rev.pdf
- Torres, A. I. D. (2019). El sistema de gestión y sus componentes: estratégico, táctico y operacional. Compendium. https://www.redalyc.org/journal/880/88062542005/html/
